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浅谈设备进口中的合同谈判和执行---论文

发布日期:2013-05-28    【字号:  

 

论文作者: 江新民

江苏海外集团国际技术工程有限公司 进出口贸易部

 

摘要:针对目前国内大量引进国外先进设备,国内民营企业以及小规模的企业缺乏精通国际贸易,精通设备工艺以及精通国际商务谈判的复合型项目经理人才,以相关案例分析为依据,结合中西方文化差异因素,分析了目前进口设备合同谈判和执行中遇到的一些问题,提供了相关问题的解决措施以及方案。总结了一些能防范合同谈判中的风险,提高设备进口操作的效率,并节约人力和经济成本的方法。

关键词:设备进口;中西文化;合同谈判;合同执行.

 

 

 

引言

       近些年来,随着国民经济的高速发展,引进国外先进设备的数量和金额也在不断的刷新,进口国外设备已经不再是国有企业,大型企业的专有特权,很多民营企业,中小企业在企业转型升级的过程中,也在快速的通过引进设备来实现产品的高端化,但是在现阶段国情的情况下,经济的发展与人才素质的提高不能成比例。在设备进口的过程中,由于文化的差异,对外贸易综合性人才的缺乏,在合同谈判和合同执行过程中经常出现一系列商务的问题。

 

 

1. 进口设备前期准备

       从国外引进的设备大多是技术先进,结构精密,金额相对较大。国内企业,尤其是民营企业在进口设备的时候都非常谨慎,一般都是做了多方调研以及对相关国内的用户进行了一定的走访调查才计划进行采购。进口的设备大多数来自于德国,美国和日本等一些发达国家。很多国外知名企业在国内都有办事处以及售前售后服务人员。这就使得这些设备的引进风险表面上显得较小。但是设备的进口不同于原材料进口以及传统的外贸出口的国际贸易操作,设备的进口尤其是成套生产线的进口涉及到国外的制造发货,设备的工艺特点,国内的工期以及国内的到货报关方方面面。很多企业在前期谈判过程中就缺乏既具有国际贸易进口设备经验,又熟悉设备工艺特点,还对引进设备的进口国的文化有着一定了解和接触的复合型项目经理人才。这也会给后续合同的执行造成了不必要的麻烦和可能的风险。外贸无小事,一个小的细节都有可能导致整个合同的功亏一篑,补救起来也是劳神伤财。所以设备进口项目前期的商务技术等方面的准备和了解十分重要。

 

2.合同谈判中的文化差异

       中西文化差异其实在进口设备的合同谈判时就有一定的隐性表现。中国传统文化讲究的是“变通之道”。中国商人在合同谈判和生意时更多的是以社会习惯和双方利益为基础准侧。而西方发达国家讲究的是契约制。国外的供应商在谈判时更多关注于贸易的制度和法则。这就导致谈判中中方的“变通”和西方的“呆板”形成冲突。解决这种冲突的关键在于双方对于彼此文化的理解和把握,了解的越多,谈判的优势越明显。

2.1设备价格和交货期的谈判

       设备的价格和交货期是合同中的最重要的要素,中方进口商通常花大量的时间以及使用各种手段与国外供应商周旋来压低价格,但结果往往牵强人意,总是达不到心里期望值。其实,国内进口商购买国外设备主要是因为国内技术落后,引进先进设备才能提高生产效率,才能赚钱,在恶劣的市场环境下,企业必须转型升级,走产品高端路线,进口国外先进设备是目前的较为便捷的转型途径。这就导致,虽然我们是买方,但是谈判本身就是在不对等的情况下进行。尤其在市场很好的情况下,价格和交货期都很难协商,若在市场很差的情况下,如欧债危机,美国次贷危机等时期,供应商为了保证公司经营运转和员工就业,往往处于谈判的被动地位从而放弃价格的底线。笔者就曾在欧债危机严重时期参与过一次进口德国设备谈判,最终成交价格为市场价格的6折。那如何才能使得外商能够降低价格加快交货期呢?总体来说,价格谈判中仁者见仁,智者见智。笔者根据自身参与谈判的经验,提出几个方式可以尝试:1)尝试通过增加订单中订购设备的台(套)数,哪怕暂时不付预付款,但可以签订在合同中,通过数量的增加来争取外商的折扣,尝试以书面订单预期采购来换取价格折扣;2)尽管买方已经心里预期必须采购某品牌设备,但同时可邀请多家竞争对手询价,同时谈判中态度强硬,表面上提高自身的谈判地位,以期待谈判中的主动权;3)行业中的资深企业以及外商的老客户在谈判中可以尝试通过描绘企业的未来发展规模以及采购愿景往往也能拿到外商设备的折扣;4)尝试选择一些刚刚在中国开发市场的国外品牌供应商以市场推广为交换往往能争取很好的折扣,但是新入中国市场的供应商也往往会有服务及其他方面的风险,需谨慎考虑;5)付款比例和交货期的妥协往往也能争取价格方面的优惠。总之谈判的方式和技巧多种多样,但是一定要了解西方人的谈判习惯,通常,国外供应商的每一次的让步和妥协必须要建立在充分的事实证据和理由基础之上,而不是中国传统谈判中的变通和手段,掌握了谈判文化中的这点差异,才能以不变应万变。

2.2合同相关商务条款的谈判

       国内民营企业家在进口设备商务谈判中,往往主要精力是价格和交货期,谈完以后,外商拿出一份准备好的合同版本就直接签字。其实,在与契约制文化为主导的发达国家业务往来时,要非常注意合同的条款描述,外商的销售经理和项目经理是分开的,合同签完以后,执行合同的项目经理所做的一切都参照合同进行项目实施。而中国文化认为即使有合同也可以微调,人是灵活的。其实在国际贸易中,中国的“变通”面对西方的“呆板”常常显得无能为力。所以在制定合同时要协商好所有的合同条款,防止后续可能的麻烦。譬如1)预付款和信用证开证金额的比例以及开证时间的优化能为进口商节约一定的资金占用成本,这个也是合同谈判中的主导因素。2)预付款保函,通常情况下,进口商在支付预付款前最好能得到外商银行出具的涵盖完交货期的预付款保函,从而降低风险;3)信用证项下的议付单据,通常外方合同规定提供的议付单据仅是提单、箱单、保单和发票。而根据我们国家的规定报关报检时需要原产地证书,木质包装的IPPC声明或者非木包装声明等其他很多认为必要的单据,防止设备进口到港由于缺少相关单据而存在的风险。4)合同调试验收款,进口商在支付合同调试款后最好要拿到外商的银行保函,为后续的质保索赔减少风险。5)延迟发货的罚款费率也可以在合同中表示,以督促外商按时发货。6)合同的争端的仲裁地点,大多数进口合同中,外商更愿意选择瑞士,新加坡等国家,如果可以选择的话,进口商最好选择北京,上海和香港等地点,不仅有地域优势还有语言优势。如若合同执行过程中发生问题,欧美供应商大多是根据合同规定来执行相关的条款。总之,在合同谈判中很多条款都应谨慎注意,防止后续合同执行过程中可能的风险和不必要的麻烦,做到事前预防。

 

3.合同执行

       在合同签完后,合同执行的过程中,常常会存在中方的总工或者项目经理由于英文水平以及缺乏国际贸易相关的知识和文化的差异,导致商务沟通不流畅,如若出现冲突和纠纷就显得更为复杂,不知所措。笔者根据自身设备进口外贸代理的经历,将一些典型案例做分析及提供相关解决方案。

3.1 设备无法调试不符合合同技术要求

       在设备运抵到进口商工厂后,进口商一般要联系外商进行设备的安装调试,但是也通常会出现设备调试无法达到合同技术协议规定的要求。通常此类事件要经过反复的沟通,进口商此时需要对每一次会议做好会议记录并要求外方签字,从而留下相关证据以便索赔和返修等事宜。如若设备实在无法调试达到要求的情况下,进口商可要求外商将设备调换或者退货。外商通常会采取调换设备,将设备先行运往外商所在国。但是在进口商将设备退运给外商时,必须要求外商出具货物相同价值的银行保函,以便出现意外可以及时索取付汇成本,笔者曾经就协助处理一起货物退换案例,货物退运后,国外迟迟不发送新设备,进口商通过银行保函及时将设备款追回,从而减小了损失。在这类事件中,进口商一定要及时的用文字和图片记录事件的动态,及时发送给外商。不断的提供有效的证据。做到有据可查,有理可争。面对契约文化的西方国家通常是可以挽回损失的。

3.2设备到场后发现设备损坏

    进口商在设备到场后,会组织工人将设备从集装箱中卸出,这时,会表面检查设备的外观,如若发现设备在装运过程中损坏和破碎。此时需要及时联系当地出入境检验检疫局现场出具证明,以及拍照留有证据,并将此设备放于第三方仓库中。随后应联系外方提取装运前照片,通常情况下,这种损坏和破碎是发生在海运的过程当中,如果采取的CIF贸易方式的合同,则需要进口商联系保险单上保险公司在国内的理赔点进行查损。这种海运险的查损和理赔是需要和保险公司斗智斗勇,要保留一切能保留的证据,这样在最后理赔时就占有主动,同时与外商的沟通,可直接将图片或文字证据通过电子邮件发送给外方,证据的力量强于邮件中冗长的解释和沟通。笔者曾经就协助进口商客户处理过海运险理赔,成功索赔受损货物110%的赔偿款。

3.3外商提供的单据有误

       设备进口发运过程中,也会发生外商提供的单据出现相关的错误,最常见的是船运仓单信息,仓单信息的数据出错只能在报关时才能从海关数据系统才能发现,通常进口只有7天的集装箱免堆存时间,如果发现仓单信息错误再催促外商更改,加上时差的影响,非常的浪费时间,笔者根据自己的经验,认为在发现此类信息错误应该在第一时间将仓单信息的扫描件并在文件上错误地点圈明错误信息,第一时间发邮件给外商,如果是欧洲供应商则会在工作时间(我们的非工作时间)督促外商的船公司更改信息,而进口需要向海关提交更改仓单申请信息,这样的话最快会在3个工作日内全部解决。但是,根据笔者的了解,目前出现的仓单信息错误,由于进口商的不专业操作,沟通会耗去大量时间,最后导致货物产生滞港等不必要的费用。 所以,在发现外商提供的单据或相关信息有误时,应在第一时间内将原信息的矛盾错误处圈明作为证据发送邮件给外商项目人员,而不是花大量时间去争辩事情的经过和责任,收集证据解决问题是第一主导行动。后续的责任认定,通过相应证据,供应商是能够且愿意承担的,这就是如何在文化差异的环境下和西方发达国家交流的基本主线,以事实证据为依据。

3.4 合同终验款的支付

       通常在进口合同中,进口商为了保证设备能正常调试,会留有一定的尾款作为设备调试验收的条件。而尾款支付通常是在合同的信用证项下,外商凭双方验收报告和发票就可以进行议付。笔者根据自己的经验,一般会遇到如下两种情况,1)设备验收后,进口商不签收终验报告,导致外商无法进行尾款的议付,通常,针对进口商的这种行为,外商会对设备进行程序设定,如若设备验收合格后进口商拒绝签字的话,设备会在一定时间后无法正常运行。另外,外商也可能会要求信用证中表明,如若超过一定的时间,无法提供双方终验报告,信用证会自动议付。这种情况,笔者还是建议进口商应该按时签字,并要求外商提供银行保函,这样双方的权益都能得到保障。2)设备调试无法达到合同技术条款要求,外方强烈要求进口商签字,并以保证后续服务和信用证有效期即将过期为理由,在这种情况下,笔者建议进口商应拒绝签字,并要求外商将设备调试完全合格后签字,如若出现信用证到期等情况,进口商可以延长信用证的有效期。这样外商并无相应风险,同时,双方的权益都能得到相应的保障。

 

4.合同的后续服务

       在合同结束和设备调试完成后,设备在后期的运行中也有可能出现一些问题。如若设备在合同签订的质保期内出现问题,进口商可要求外商进行免费维修,可以通过将相应的零部件或者设备返送到外商工厂处维修,也可以要求外商更换相应的零部件,但如若设备出现问题的时间不在合同签订的质保期内,将设备或相关零件返修,则需要缴纳一定的返修费用。如若没有返修费用,海关也会不予放行,海关在返修货物进口时将征收返修费用金额的税费。

 

5.总结

       本文主要结合笔者自己的设备外贸代理经验以及在设备进口操作中遇到的相关问题,进行一些分析,以及提出了相关的解决方案。防止合同谈判中出现风险,提高设备进口操作的效率,节约人力资源和经济成本。

 

6.致谢

    本文得以完稿要感谢江苏海外集团国际技术公司的平台使得可以亲身参与诸多国际贸易合同的谈判沟通和合同执行,要特别感谢相关行业客户和行业供应商的沟通和建议。最后,欢迎各位读者批评指正。

 

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